Личный помощник руководителя

Описание

Помощник ген.директора должен знать: постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы, нормативную документацию, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав Общества и ее подразделений; методы оформления и обработки документов; правила делового общения; правила ведения деловой переписки с использованием типовых форм; архивное дело; порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов. В функции помощника генерального директора входят: 1 организационное и информационное обеспечение деятельности Генерального директора (высшего руководства); 2 контроль приема и своевременной передачи в структурные подразделения или конкретным исполнителям корреспонденции, документации (запросы), поступающих на рассмотрение Генерального директора (высшего руководства); 3 вызов курьера для отправки писем, посылок, уведомление инициатора об отправке/доставки писем, посылок; 4 подготовка документации и материалов, необходимые для работы Генерального директора (высшего руководства); 5 организация ведения делопроизводства: генерального директора (высшего руководства) состоянии исполнения документов (запросов); 6 организация проведения переговоров и встреч Генерального директора (высшего руководства); 7 организация проведения телефонных переговоров Генерального директора 8 выполнение работ по подготовке заседаний и совещаний, проводимых Генеральным директором (высшим руководством) (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени месте проведения, повестке дня, их регистрация и т.п.), оформление и ведение протоколов совещаний и заседаний; 9 выполнение работ по организации командировок Генерального директора (высшего руководства, руководителей подразделений) Общества и при необходимости заказчиков Общества (заказ и резервирование мест в гостиницах, подготовка необходимой документации и т.д.); 10 обеспечение рабочего места Генерального директора (высшего руководства) необходимыми средствами оргтехники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих его (их) эффективной работе; 11 подготовка отчетов в рамках своей профессиональной деятельности о совершенных тратах в отчетном периоде для предоставления в бухгалтерию; 12 формировать дела согласно утвержденной номенклатуре, обеспечивать их сохранность и своевременную сдачу в архив; 13 исполнение иных поручений Генерального директора (высшего руководства).

Условия