Описание

Претендент на должность должен быть эрудированным; обладать высокой степенью самоорганизации, устной и письменной коммуникацией; иметь высокую стрессоустойчивость; уметь руководить персоналом в проблемных ситуациях. 1. Обеспечивает подготовку и организацию работы отдела проверяет санитарные условия работы в помещениях отдела (освещение, вентиляцию, температурный режим, пр.). 2. Организует использование в работе офисной оргтехники; осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования; обеспечивает взаимосвязь с тыловыми службами по техническому обслуживанию офисной техники 2. Разрабатывает и составляет графики проведения поставки оборудования, периодических закупок расходных материалов, а также порядок утилизации и списания оборудования, выработавшего свой ресурс. 3. Организует обеспечение необходимыми для работы отдела товарно-материальными ценностями (анализирует и определяет потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании отдела, составляет планы на канцтовары, расходные материалы и др.; проверяет наличие канцтоваров и расходных материалов; анализирует предложения, структуру цен, системы скидок; обеспечивает размещение заказа у поставщиков; заключает договоры). 4. Определяет порядок получения товарно-материальных ценностей. 5. Участвует в работе по инвентаризации хозяйства отдела. 6. Оказывает помощь по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению и хранению документации в соответствии со стандартами делопроизводства); организует документооборот отдела. 7. Организует прием и рассылку деловой корреспонденции (регистрацию и обработку входящей и исходящей корреспонденции), ведет в пределах своих полномочий деловую переписку. 8. Организует: -материально-техническое обеспечение международных мероприятий, конференций, тренингов и других мероприятий. 9. Осуществляет контроль за трудовой дисциплиной работников отдела (составляет распорядок работы отдела, контролирует его соблюдение, ведет учет нарушений, анализирует причины нарушений и принимает меры по недопущению нарушений распорядка работы отдела и трудовой дисциплины). 10. Координирует работу отдела по подготовке к закрытию (приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, в т.ч. освещения, активирование систем охранной сигнализации, пр.) и подготовке к новому рабочему дню. 11. По поручению начальника отдела составлять письма, запросы, другие документы, печатать служебные материалы, необходимые для работы, доставляет документы в организации и учреждения; 12. Оказывает помощь по постановке на миграционный учет прибывающих в университет представителей иностранных делегаций; 13. Заполнять журнал учета приемов иностранных граждан; 14. По поручению начальника отдела доставлять документы в организации и учреждения; 15. Участвовать в подготовке и проведении служебных совещаний и подведении итогов деятельности отдела;

Условия