Офис-менеджер

Описание

Вакансия компании: ООО АЛТЭК Алтэк одна из наиболее динамично развивающихся компаний в сфере комплексного оснащения предприятий питания и торговли. Была образована в 2008 году. Алтэк предлагает широкий спектр продукции и услуг, в том числе технологическое проектирование пищевых цехов, монтаж и сервисное обслуживание техники. Компания активно работает во всех регионах России и странах СНГ. Основное направление деятельности Алтэк поставка профессионального кухонного оборудования, посуды и инвентаря. Мы ищем организованного и ответственного специалиста, который возьмёт на себя координацию административных и хозяйственных процессов в компании. Обязанности: Материально‑техническое обеспечение: закупка и учёт канцелярских товаров, бытовой химии, напитков, расходных материалов для оргтехники; взаимодействие с подрядчиками и поставщиками услуг (интернет, связь, клининг, техобслуживание). Работа с оргтехникой: контроль состояния офисной техники (принтеры, сканеры, телефоны и т. д.); организация обслуживания и ремонта оборудования. Хозяйственное обслуживание: обеспечение чистоты и порядка в офисе; координация работы клининговой службы. Документооборот: приём, регистрация и распределение входящей корреспонденции (бумажной и электронной); подготовка и отправка исходящих документов, контроль сроков исполнения; ведение внутренней документации: журналов, табелей учёта рабочего времени оформление пропусков, разрешений, доверенностей; архивирование документов, обеспечение их сохранности и конфиденциальности; работа с электронными системами документооборота (СЭД), CRM, ERP (например, 1С: Предприятие ); отправка через ЭДО договоров, спецификаций, счетов; регистрация и отправка писем через Почту России . Организация мероприятий и встреч: планирование и организация встреч, совещаний, переговоров: бронирование переговорных комнат, подготовка материалов, оповещение участников; организация обучения и тренингов (бронирование залов, приглашение тренеров, рассылка материалов). Поддержка командировок: бронирование билетов и гостиниц; оформление виз и страховок; составление маршрутов; формирование авансовых отчётов по командировкам и представительским расходам. Коммуникация и обслуживание гостей: приём и маршрутизация входящих звонков, ведение телефонных переговоров; встреча и сопровождение гостей, партнёров, клиентов; поддержка внутренних коммуникаций: рассылка объявлений, информирование сотрудников о новостях компании. IT‑поддержка и онлайн‑мероприятия: обеспечение видеосвязи и онлайн‑конференций (Zoom, Teams, Skype): настройка, тестирование, устранение неполадок. Адаптация и администрирование: помощь в адаптации новых сотрудников: знакомство с офисом, выдача доступов, оформление рабочего места; хранение и актуализация контактной информации сотрудников; учёт мелких расходов, сбор и оформление первичных документов (чеков, квитанций). Требования к кандидату: среднее специальное или высшее образование; опыт работы в аналогичной должности от 1 года; уверенное владени…

Условия